Logika software lavora da 30 anni nel settore informatico in particolar modo fornisce vendita e supporto per gestionali ERP, è partner ufficiale Zucchetti e rivenditore di Mago4, soluzioni per la fatturazione elettronica, e-commerce, CRM, con vtenext, e fornisce anche consulenza in materia di digitalizzazione di processi aziendali. Contano tre sedi a Milano, Pordenone e Mestre.

Con la pandemia e il lockdown forzato hanno dovuto velocemente riadattare le loro logiche lavorative applicando un modello di Smart Working, abbiamo intervistato il CEO della sede di Milano Alberto Saccardo che ci ha raccontato come vtenext li ha aiutati in questo percorso.

1. Quali sono le difficoltà che avete incontrato dal momento in cui avete avuto la necessità di lavorare in smart working?

Come la maggior parte delle realtà Italiane ci siamo ritrovati a dover lavorare da remoto da un momento all’altro e coordinare le attività di 30 persone sparse sul territorio nazionale a primo impatto non è stato semplice. 
Con il passaggio all’online le comunicazioni si erano fatte più difficoltose, il flusso “spontaneo” di informazioni che si aveva con il lavoro in presenza è stato infatti bruscamente interrotto. 
Di conseguenza i processi lavorativi si erano allungati e l’interscambio di informazioni essenziali per portare avanti il lavoro e soddisfare i bisogni dei clienti richiedeva uno sforzo non indifferente, tutti fattori che avevano, a primo impatto, inciso negativamente sull’efficienza aziendale.

2. In che modo siete riusciti a superarle?

Il primo passo è stato quello di identificare un metodo per condividere facilmente e al contempo storicizzare tutte le informazioni. Ci siamo accorti subito che le normalissime email e alcuni supporti di messaggistica o applicazioni esterne di project management non facevano per noi in quanto presi singolarmente erano molto validi ma quando si trattava di “unire i puntini” generavano frammentazioni e un alto rischio di perdita del dato. 

Stavamo già utilizzando vtenext internamente come CRM, essendone anche rivenditori, la situazione particolare del 2020 ci ha dato modo di approfondirne ulteriormente la conoscenza sfruttando a nostro vantaggio alcune funzionalità che si prestano perfettamente a favorire lo smart working.

Specialmente durante i primi tempi facevamo call settimanali con i referenti di ogni reparto dove andavamo ad identificare queste funzionalità, studiandone l’applicazione e favorendone l’adozione e diffusione e tutti gli utenti. 

Ci siamo posti degli obiettivi chiari e seguendo una logica step by step guidata siamo riusciti a raggiungerli: eliminazione dello scambio di email interne, utilizzo di vtenext come collettore unico di informazioni e di documenti, puntuale storicizzazione dei dati, introduzione di una logica lavorativa agile e automazione di alcune task ripetitive.

3. Quali sono le funzionalità di vtenext che vi hanno aiutato?

Se dovessi citare due caratteristiche di vtenext che ci hanno accompagnato in questo viaggio nominerei indubbiamente la chat interna e la possibilità di poter relazionare la email ai moduli internamente utilizzati come le commesse e le pianificazioni, in questo modo le informazioni sono custodite in un unico database, storicizzate e facilmente condivisibili, abbattendo di fatto le barriere comunicative che la distanza fisica ha creato oltre ad eliminare quelle procedure e consuetudini che possono favorire la perdita dei dati, come ad esempio l’utilizzo di diversi canali di comunicazione (email, whatsapp etc.).

Importante è stata anche la possibilità di digitalizzare e automatizzare i processi aziendali (con il BPMN) che ci ha permesso di disegnare flussi di lavoro chiari e condivisi.

4. Siete riusciti anche ad automatizzare o digitalizzare qualche processo critico?

Abbiamo sviluppato ulteriormente la sincronizzazione con Mago, che è il nostro software gestionale, e questo ci ha consentito di automatizzare il processo di evasione dell’ordine e la gestione delle commesse in generale/gestione degli appuntamenti dei tecnici, che avevamo già intenzione di fare ma che il lockdown ha favorito.

Lo Smart Working non è stato affatto un ostacolo all’implementazione, anzi, i vari utenti erano più propensi ad adottare una logica di questo tipo in quanto andava a chiarire e definire le loro task giornaliere. Chiaramente è stato realizzato con una logica step by step e gradualmente dando tempo a tutti di potersi adattare.

5. Quali sono i benefici che avete riscontrato?

Maggiore velocità dello scambio di informazioni interne ed esterne, storicizzazione, più puntuale e il coordinamento fra le risorse è notevolmente migliorato. Per quanto riguarda la nostra sede di Milano ci ha permesso di trascorrere in Smart Working facilmente buona parte del 2020, sia il primo che il secondo lockdown.

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