Dal Remote Working allo Smart Working: cosa abbiamo imparato in questi mesi di quarantena
Il periodo di quarantena e lo smart working che abbiamo appena vissuto ha portato forti trasformazioni nelle nostre vite. Una delle più importanti è stata indubbiamente quella legata al modo in cui lavoriamo. In poco tempo siamo passati dall’essere un paese moderatamente tradizionalista per quanto riguarda il lavoro, ad un paese in corsa per la trasformazione e l’evoluzione digitale.
Il periodo della pandemia viene del resto da più parti definito come un vero e proprio “stress test” per il sistema Italia, soprattutto perché buona parte delle aziende non era assolutamente preparata a gestire un esperimento di smart working collettivo di tali proporzioni.
Abbiamo quindi pensato, dopo più di due mesi, di tirare le somme e cercare di comprendere quali siano le “lessons learned” da poter capitalizzare e che ci possano portare alla fase successiva che ci attende. Perché per lo smart working non finisce qui.
Il cambiamento culturale
Ci viene in aiuto un’indagine svolta su tutto il territorio nazionale da un gruppo di ricercatori del Centro di ateneo “Studi e ricerche sulla famiglia” dell’Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano.
I risultati dimostrano come la pandemia abbia spinto verso un forte cambiamento culturale: le aziende saranno sempre più obbligate a ragionare in termini di conciliazione tra lavoro e famiglia, dove i dipendenti siano sempre meno “lavoratori” e sempre più “persone”.
Ragionare quindi sullo smart working anche a valle dell’emergenza resta e rimane un punto di attenzione per tutte le imprese che vogliono continuare a competere e a reclutare persone qualificate.
Dal punto di vista delle aziende le aspettative nella fase 2 sono anche relative al miglioramento della produttività, spesso legato a doppio filo con la possibilità di lavoro flessibile. Altri aspetti da considerare sono le riduzioni dei costi legati alle location fisiche e la conseguente possibilità di effettuare investimenti per la digitalizzazione dei processi, quanto mai come oggi fonte di vantaggio competitivo sostenibile.
Lavorare da casa = remote working e smart working
È bene precisare che nell’ampia accezione del “lavorare da casa” sono comprese due forme di lavoro: il remote working che corrisponde al telelavoro e lo smart working che corrisponde invece al lavoro agile. Il primo si riferisce allo svolgimento dell’attività lavorativa al di fuori degli spazi aziendali ma nel pieno rispetto degli orari e con scarsa mobilità (è necessario giuridicamente eleggere un “luogo di lavoro”). Il lavoro agile invece consente lo svolgimento del proprio lavoro dal luogo che il dipendente desidera e con orari flessibili, che gli consentano la conciliazione tra lavoro e famiglia di cui parlavamo poc’anzi.
Non basta accendere il pc
Lo smart working non è così semplice: accendere il computer ed iniziare a lavorare non è sufficiente per aumentare produttività e garantire l’efficienza.
Perché?
- presuppone un modello organizzativo manageriale e non aziendale
- comporta tecnologie abilitanti: non solo la connessione ad internet ma software applicativi che consentano la condivisione delle informazioni. Parliamo di piattaforme come il CRM ma anche di chat. Non dimentichiamoci infatti che uno dei fattori caratterizzanti dello smart working è proprio la comunicazione “asincrona”
- richiede la reingegnerizzazione dei processi: modelli organizzativi differenti, tecnologie abilitanti qualificate implicano un cambiamento nei processi aziendali che debbono tenere conto delle diverse modalità di lavoro. Viene infatti a mancare la condivisione fisica degli spazi e la possibilità di scambiarsi informazioni semplicemente alzandosi ed andando alla scrivania del collega, come prima accennato.
vtenext per supportare la trasformazione digitale
Come affrontare quindi questo cambiamento?
Le tecnologie digitali abilitano nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale per lo smart working. Il digitale, infatti, consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, nel quale comunicazione e collaborazione sono indipendenti dal luogo fisico in cui si trovano i colleghi.
Tra le diverse tecnologie digitali, il CRM è indubbiamente una piattaforma imprescindibile sia per la gestione dei clienti ma anche per mantenere l’azienda coesa.
Vtenext offre diverse funzionalità in più rispetto ad un semplice CRM: incorpora infatti un motore BPMN che consente di velocizzare e semplificare la gestione dei processi aziendali.
Vtenext supporta lo smart working in quanto consente di:
- mappare e automatizzare con semplicità e rapidità i processi interni aziendali
- tracciare tutte le informazioni rendendole fruibili agli utenti in modo immediato e veloce
- operare in un unico ambiente di lavoro sul quale tutti gli utenti accedono ed interagiscono tra loro
- accedere facilmente all’applicazione: si tratta infatti di soluzione web, basta una connessione ad internet.
Vtenext consente di gestire e migliorare diversi processi “da remoto” legati sia ai prospect e ai lead, sia ai clienti acquisiti.
Prospect e lead: la gestione del commerciale
Implementare processi aziendali a supporto dell’attività commerciale è primario in situazioni di smart working in quanto è possibile controllare tutti i dettagli dei potenziali clienti ed assegnarli ai commerciali di riferimento in modo automatico.
I commerciali potranno gestire quindi i lead in modo più veloce condividendo tutte le informazioni con i colleghi e riducendo le possibilità di errori o sviste.
Anche il processo di gestione delle campionature può essere facilitato da una gestione automatica: le specifiche possono essere scambiate rapidamente ed i responsabili di ogni divisione potranno essere aggiornati sullo stato di avanzamento delle richieste evitando rimbalzi da un ufficio all’altro.
I processi collegati alla realizzazione di preventivi e alle approvazioni commerciali, una volta automatizzati, consentono di gestire tempestivamente le richieste da parte dei venditori, delle filiali o dei partner. Una volta inserita la richiesta con le specifiche necessarie all’interno di vtenext verrà inviata una notifica al responsabile che potrà valutarla e approvarla o meno con un click.
Processi post-vendita: customer experience e assistenza clienti
In un contesto competitivo e complesso come quello attuale è necessario non solo soddisfare appieno le aspettative dei clienti ma anche offrire loro una grande esperienza.
Gestire la relazione con i clienti esistenti e quelli potenziali da remoto può diventare una fonte di problemi per le aziende.
Grazie a vtenext è possibile conoscere a fondo i processi che governano le relazioni con i clienti in modo da renderli perfettamente funzionanti e adatti a soddisfare pienamente le loro esigenze.
Come garantire un’assistenza cliente ed una customer experience eccellenti da remoto grazie a vtenext?
- Accorciando le distanze tra azienda e cliente e condividendo tutte le informazioni: attraverso il portale clienti è possibile condividere con i propri clienti documenti, FAQ, consentendo loro di aprire richieste di assistenza (ticket) e d risolvere alcuni problemi in totale autonomia. Il cliente può anche monitorare lo stato di avanzamento delle sue richieste e visualizzare qualsiasi tipo di documento (manuali, fatture etc)
- Monitorando i problemi in tempo reale grazie ai sistemi di alert
- Fornendo risposte chiare e precise nel minor tempo possibile: trasformando le richieste esterne in ticket è possibile assegnarle alla persona di competenza la quale, accedendo alla piattaforma condivisa, sarà in grado di visualizzarle e gestirle comodamente anche da remoto
- Creando processi univoci in linea con la strategia di Customer Experience: vtenext permette di mettere online, tracciare e automatizzare ogni attività. Solo in questo modo, gli smart worker potranno lavorare in modo continuativo da remoto: sarà il processo ad affidare loro i compiti predefiniti ed a guidarli nelle diverse attività giornaliere
- Conoscendo precisamente prodotto e cliente: l’operatore avrà accesso ad informazioni sempre aggiornate anche non essendo a stretto contatto con i colleghi. Allo stesso modo sarà possibile rendere disponibili informazioni o aggiornamenti riguardanti ogni prodotto. Tutte le attività ed i documenti possono essere inoltre facilmente condivisi con il team di lavoro attraverso conversazioni e flussi di comunicazione fluidi ed immediati
Dal Remote Working allo Smart Working: scopri come scaricando le slide!
Recentemente abbiamo tenuto una serie di webinar dal titolo “dal Remote Working allo Smart Working: come passare velocemente dalla teoria alla pratica grazie all’automazione intelligente dei processi“, vista l’importanza del tema abbiamo deciso di rendere condivisibile la presentazione, compila il form per ricevere le slide utilizzate durante l’evento e scopri come i processi CRM possano aiutarti a lavorare agilmente!
