Come ottimizzare i processi aziendali attraverso centralizzazione e automazione

Vuolo Group, grazie a vtenext e al supporto di EDM Informatica, ha centralizzato tutti i dati in suo possesso, che prima erano organizzati in fogli Excel, digitalizzato tutta l’organizzazione interna e automatizzato alcuni dei processi aziendali più importanti.

Azienda: Vuolo Group
Settore: Macchinari Industriali
Sede: Gragnano (NA)
Dipendenti: 150-200

L’azienda

Con oltre 100 anni di esperienza, Vuolo Group è Leader nell’erogazione di servizi e prodotti per il trasporto ferroviario, metropolitano e tranviario.

L’azienda si occupa di manutenzione di impianti di condizionamento ferroviario e di tutto il materiale rotabile (locomotive, carrelli, carrozze passeggeri), esegue lavorazioni meccaniche per applicazioni nell’ambito ferroviario (metropolitane, tram e bus) ed eroga servizi di assistenza e fornitura ricambi.

Le necessità iniziali

La gestione di tutte le commesse avveniva tramite l’utilizzo di Excel, per cui è sorta la necessità di far confluire i dati all’interno di un unico database.

L’esigenza era quella di annullare i rischi di penali legate al ritardo nel completamento di una commessa.

Infine, una delle necessità era quella di controllare le attrezzature di loro proprietà distribuite nei vari cantieri presenti in diverse parti d’Italia.

Le fasi del progetto

Vuolo Group era alla ricerca di uno strumento flessibile, che permettesse loro di coinvolgere in modo efficiente diverse aree aziendali: la gestione di progetti e commesse, il magazzino e il controllo qualità.

“Stavamo cercando da tempo uno strumento flessibile che venisse incontro alle nostre necessità, quando EDM informatica ci ha parlato di vtenext, contestualizzandolo alla nostra organizzazione e abbiamo capito che sarebbe stato lo strumento adatto a tutte le persone coinvolte.”

I primi passi

Il primo step è stato quello di analizzare e definire nel dettaglio tutti i processi interni dell’azienda. A partire dalla gestione delle commesse, con il supporto del nostro partner EDM Informatica, sono stati messi nero su bianco tutti gli elementi necessari per configurare al meglio vtenext.

case study crm

La configurazione

Successivamente l’analisi è stata presa come guida per la configurazione del CRM. La gestione delle commesse è stata modellata secondo le esigenze emerse, sono stati creati campi e nuovi moduli relazionati specifici per il loro settore.

Dopo aver sviluppato questa prima bozza è iniziato un periodo di test, durante il quale l’azienda ha potuto rendersi conto delle potenzialità dello strumento, andando a migliorarlo attraverso la creazione di processi automatizzati, personalizzazioni e sistemi di reportistica specifici.

Successivamente è partito l’utilizzo definitivo.

I processi implementati

Fino ad ora i processi implementati da Vuolo Group sono diversi, uno di quelli di cui si ritengono particolarmente soddisfatti riguarda il monitoraggio dello stato di manutenzione di macchinari e attrezzature. In particolare questo processo, attraverso uno specifico report, verifica quali attrezzature necessitino di attività manutentive, definendo automaticamente a chi affidare l’attività e notificando l’utente in questione.

Più impegnativo affrontare il cambiamento di cultura o il cambiamento di utilizzo dell’applicativo da parte degli utenti?

“È stato più complicato affrontare il cambiamento di cultura aziendale, eravamo abituati a lavorare per silos dipartimentali, ognuno con il proprio file Excel. Abbiamo però riscontrato una grandissima semplicità di utilizzo del CRM che non ci ha fatto scoraggiare nella fase di migrazione dai vari documenti. Oggi abbiamo un “patrimonio di informazioni” che vengono orchestrate da diversi processi che guidano tutti gli utenti aziendali a svolgere le proprie attività secondo un’organizzazione completamente digitalizzata.”

I benefici principali

  • Centralizzazione delle informazioni
  • Controllo in tempo reale delle commesse, del loro stato di avanzamento e delle scadenze
  • Riduzione del rischio di penali dovute a ritardi
  • Costante monitoraggio di ogni aspetto relativo alle attrezzature
  • Semplicità nell’utilizzo del software ed estrema flessibilità

Uno sguardo al futuro

Al fine di rendere sempre più efficiente e user-friendly il proprio ambiente vtenext, Vuolo Group si confronta periodicamente con EDM Informatica per ricavare feedback sull’utilizzo del sistema, in modo tale da elaborare possibili evoluzioni dello strumento e ottimizzazioni dei processi esistenti.

Per quanto riguarda gli sviluppi futuri, Vuolo Group ha espresso il desiderio di fornire l’accesso al CRM, tramite l’app mobile, anche ai capo cantieri, consentendo loro di caricare i consuntivi delle lavorazioni, censire le richieste di fabbisogno e le presenze degli operai.

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