Case Study: Finanza agevolata

Problema riscontrato e necessità iniziali

Le società di consulenza affrontano quotidianamente sfide operative che, se gestite manualmente, possono compromettere la soddisfazione del cliente e portare alla perdita di opportunità. Prima dell’adozione di una soluzione strutturata, le principali criticità rilevate includevano:

• Monitoraggio manuale dei bandi: Difficoltà nel tenere traccia di centinaia di bandi attivi con scadenze diverse.
• Frammentazione dei dati: Pratiche e documenti sparsi tra email, fogli Excel e cartelle locali, senza una visione d’insieme.
• Comunicazione inefficiente: Clienti non informati e continue richieste telefoniche sullo stato delle pratiche.
• Gestione critica delle credenziali: Password dei portali istituzionali archiviate in modo non sicuro su post-it o email.
• Scollegamento amministrativo: Fatturazione manuale con frequenti errori di doppia digitazione e ritardi.

L’impresa ha quindi maturato la necessità di una piattaforma in grado di automatizzare i processi complessi, centralizzare le informazioni e garantire il rispetto rigoroso di ogni scadenza.

Il progetto realizzato

Grazie all’implementazione di vtenext e del suo motore BPM è stato possibile digitalizzare l’intero ciclo di vita della consulenza. Le caratteristiche chiave del progetto hanno riguardato:

• Automazione dei Processi (BPM): Gestione automatica di workflow per ogni pratica, dall’apertura alla rendicontazione finale.
• Matching Intelligente: Sistema di alert automatici che incrocia l’anagrafica cliente con i nuovi bandi pubblicati per settore e codice ATECO.
• Scadenzario Evoluto: Motore di notifiche a intervalli prefissati (da -30 giorni fino all’ultimo avviso) per non perdere alcuna deadline.
• Sicurezza e Ruoli: Archivio centralizzato delle credenziali dei portali (MISE, Invitalia, etc.) e profilazione avanzata degli accessi.
• Integrazione ERP: Collegamento bidirezionale con il gestionale in uso per la generazione automatica delle fatture e il monitoraggio degli incassi.

Benefici principali riscontrati

L’adozione di vtenext ha portato a miglioramenti tangibili e misurabili in tutte le aree operative:

• Efficienza Operativa: Riduzione del 40% dei tempi di gestione e incremento del 60% delle pratiche gestite a parità di risorse.
• Servizio al Cliente: Riduzione dell’80% delle chiamate grazie al portale dedicato dove i clienti possono monitorare in autonomia lo stato di avanzamento e scaricare documenti.
• Controllo e Affidabilità: Raggiungimento dell’obiettivo “Zero bandi persi” e tasso di soddisfazione dei clienti al 95%.
• Trasparenza Amministrativa: Eliminazione degli errori di fatturazione grazie alla sincronizzazione nativa dei dati della pratica con l’ERP.

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