Caso studio Dolomiti Energia SpA
Un flusso di gestione commessa efficace
Per migliorare continuamente le performance ed abbattere le inefficienze interne all’azienda, oltre che quelle energetiche, Dolomiti Energia Solutions si è affidata a vtenext. Gestione di 3 Business Units e più di 20 processi mappati e implementati sono solo alcuni dei risultati ottenuti in soli 3 mesi complessivi, grazie all’aiuto degli esperti di vtenext.
AMBITO DI BUSINESS
Dolomiti Energia Solutions guida persone, imprese e enti pubblici verso le nuove frontiere dell’energia con soluzioni energetiche su misura per abbattere le inefficienze, ridurre i costi gestionali, migliorare l’impronta ecologica e produrre energia. Il Gruppo di cui è parte è attivo in tutta la filiera energetica: produzione, distribuzione, trading e vendita.
LE NECESSITÀ INIZIALI
Dolomiti Energia Solutions ricopre tutto il mercato della filiera energetica dalla produzione alla vendita; inoltre, l’azienda opera attraverso 3 Business Units.
Tra le necessità ci sono quindi l’ottimizzazione della presa in carico delle attività, l’abbattimento delle barriere comunicative interne e la possibilità di destinare le risorse alle attività di maggior valore aggiunto.
Grazie a vtenext e al suo motore di processi incorporato (BPMN) Dolomiti Energia ha migliorato i processi aziendali legati alla gestione della commessa, garantendo un coordinamento ottimale ed efficace delle attività.
Dolomiti Energia ha realizzato insieme a vtenext un processo di gestione commessa di successo, in grado di qualificare le nuove commesse o associarle a commesse già esistenti, con la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato del processo per individuare eventuali blocchi o colli di bottiglia.
Il flusso:
Il processo parte dal momento in cui viene processato un contratto, tramite un popup all’utente viene richiesto di qualificare la commessa tramite una picklist: nuova commessa, associa a commessa esistente o annulla creazione (in caso di errore). Nella stessa maschera sarà anche in grado di scegliere la persona di riferimento, o meglio l’utente assegnatario, che seguirà il progetto.
Nel caso di una nuova commessa il processo genera in automatico, collegati al contratto di riferimento, la commessa, la pianificazione e le varie operazioni.
Le operazioni vengono create in base ai prodotti o ai servizi inclusi nel contratto e sono automaticamente assegnate alla figura di riferimento precedentemente indicata in modo che possa pianificarle in autonomia o con il team che coordina.
In caso di commessa già esistente il sistema in automatico verifica la presenza di una pianificazione.
Se presente relaziona automaticamente la nuova commessa alla pianificazione precedentemente creata, al contrario provvede in autonomia alla creazione.
Benefici riscontrati
- Risparmio di tempo e rapida presa in carico delle commesse
- Riduzione degli errori in quanto le procedure macchinose sono svolte automaticamente dal sistema
- Definizione di un flusso univoco e condiviso di lavoro
- Facilità di comunicazione, tracciamento e scambio di informazioni tra i vari reparti coinvolti
- Sicurezza nell’assegnare i compiti al team coinvolto nel progetto
- Storicizzazione delle informazioni