Prova Gratuita

Ottimizzare i processi aziendali grazie a centralizzazione e automazione

AMBITO DI BUSINESS

Con una storia di oltre un secolo, Vuolo Group si distingue come punto di riferimento nella fornitura di soluzioni e servizi per il trasporto su rotaia, includendo ferrovie, metropolitane e tram.

 

L’azienda è specializzata nella manutenzione degli impianti di climatizzazione ferroviaria e del materiale rotabile, comprendente locomotive, carrelli e carrozze passeggeri. 

Inoltre, realizza lavorazioni meccaniche destinate al settore ferroviario, metropolitano e tranviario, e offre servizi di supporto tecnico e fornitura di ricambi.

 

LE NECESSITÀ INIZIALI

Le richieste iniziali riguardavano diversi ambiti: 

  • Centralizzazione delle informazioni: la gestione delle commesse avveniva attraverso fogli Excel separati, rendendo difficile l’accesso e la condivisione dei dati. Per questo motivo, si è resa necessaria la creazione di un database unico che accentri tutte le informazioni.
  • Annullamento del rischio di penali: si è manifestata l’esigenza di prevenire eventuali sanzioni dovute a ritardi nel completamento delle commesse, assicurando così il rispetto delle scadenze contrattuali.
  • Monitoraggio delle attrezzature: un’ulteriore necessità era quella di tenere sotto controllo le attrezzature di proprietà, distribuite nei vari cantieri situati in diverse località italiane. 

 

REFERENZA su vtenext

“Stavamo cercando da tempo uno strumento flessibile che venisse incontro alle nostre necessità, quando EDM informatica ci ha parlato di vtenext, contestualizzandolo alla nostra organizzazione e abbiamo capito che sarebbe stato lo strumento adatto a tutte le persone coinvolte.”

Il Progetto realizzato in fasi

Vuolo Group cercava una soluzione flessibile che consentisse di integrare efficacemente vari reparti aziendali, tra cui la gestione di progetti e commesse, il magazzino e il controllo qualità.

Il primo passo è stato analizzare e mappare con precisione tutti i processi interni. Partendo dalla gestione delle commesse, e grazie alla collaborazione con EDM Informatica, sono stati individuati e documentati tutti gli elementi fondamentali per configurare al meglio vtenext.

Questa analisi è poi servita da base per personalizzare il CRM: la gestione delle commesse è stata adattata alle esigenze aziendali, con la creazione di campi e moduli specifici per il loro settore.

Una volta pronta una prima versione, è iniziata una fase di prova, durante la quale l’azienda ha potuto sperimentare le potenzialità e le funzionalità dello strumento e apportare miglioramenti tramite automazioni, personalizzazioni e reportistica su misura.

Al termine di questo periodo, è stato avviato l’utilizzo operativo del sistema.

I processi implementati

Finora, l’azienda ha introdotto diversi processi aziendali, tra cui uno particolarmente apprezzato: il monitoraggio dello stato di manutenzione di macchinari e attrezzature. Questo processo utilizza un report dedicato per identificare le attrezzature che necessitano di interventi manutentivi, assegnando automaticamente le attività al personale competente e notificando gli utenti coinvolti.

Più impegnativo affrontare il cambiamento di cultura o il cambiamento di utilizzo dell’applicativo da parte degli utenti?

“È stato più complicato affrontare il cambiamento di cultura aziendale, eravamo abituati a lavorare per silos dipartimentali, ognuno con il proprio file Excel. Abbiamo però riscontrato una grandissima semplicità di utilizzo del CRM che non ci ha fatto scoraggiare nella fase di migrazione dai vari documenti. Oggi abbiamo un “patrimonio di informazioni” che vengono orchestrate da diversi processi che guidano tutti gli utenti aziendali a svolgere le proprie attività secondo un’organizzazione completamente digitalizzata.”

Benefici Riscontrati

Tra i principali benefici riscontrati da Vuolo Group rientrano: 

  • accentramento delle informazioni,
  • supervisione immediata di commesse, del loro avanzamento e delle scadenze,
  • minimizzazione del rischio di sanzioni per i ritardi,
  • controllo continuo delle attrezzature, 
  • facilità d’uso e alta adattabilità del software.

Prospettive future

Per migliorare continuamente l’efficienza e l’usabilità del proprio ambiente vtenext, Vuolo Group si confronta regolarmente con EDM Informatica per raccogliere feedback sull’utilizzo del sistema, al fine di sviluppare nuove funzionalità e ottimizzare i processi esistenti.

In vista degli sviluppi futuri, Vuolo Group ha manifestato l’intenzione di estendere l’accesso al CRM, tramite l’app mobile, anche ai capi cantiere. Questo consentirebbe loro di inserire i consuntivi delle lavorazioni, registrare le richieste di fabbisogno e annotare le presenze degli operai direttamente dal campo.

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