Prova Gratuita

Decoral e l’automazione dei processi aziendali 

 

AMBITO DI BUSINESS

Fondato nel 1974, il gruppo Decoral è oggi composto da 16 aziende distribuite in Italia e a livello internazionale.

L’azienda è specializzata nei trattamenti delle superfici in alluminio, offrendo servizi come l’anodizzazione, la verniciatura a polvere e la decorazione con effetto legno, una tecnologia che ha brevettato circa trent’anni fa.

 

Oltre a svolgere direttamente queste lavorazioni, Decoral realizza e commercializza anche tutti gli strumenti necessari per eseguirle, dalle vernici in polvere agli impianti specifici per la decorazione.

 

LE NECESSITÀ INIZIALI 

Le principali esigenze e criticità nella gestione commerciale del Gruppo riguardavano:

  • Gestione integrata del cliente
    Una delle prime criticità emerse riguardava la gestione dei clienti da parte delle diverse società appartenenti al Gruppo. 
    In questo contesto, è fondamentale che il referente commerciale possa accedere a una visione completa e aggiornata della situazione del cliente. 
  • Flessibilità e personalizzazione
    Decoral cercava una soluzione altamente flessibile, capace di adattarsi alle specifiche esigenze operative sia in termini di funzionalità che di visibilità.
  • Usabilità sul campo
    Data la natura itinerante dell’attività dei venditori, era essenziale un sistema pratico, immediato e facilmente utilizzabile. In particolare, il team necessitava di un’interfaccia semplice per registrare le attività e i report delle visite commerciali direttamente “on the road”.
  • Ottimizzazione dei flussi operativi
    Sono stati individuati tre flussi chiave su cui intervenire:
    – gestione delle campionature,
    – inserimento delle offerte da parte dell’ufficio tecnico,
    – organizzazione e follow-up degli eventi fieristici, inclusa la gestione dei contatti raccolti dal marketing.
  • Centralizzazione dei dati, accessibilità e reportistica
    Decoral aveva bisogno di una piattaforma che permettesse di centralizzare tutte le informazioni commerciali in un unico ambiente condiviso, facilmente accessibile anche da remoto.

REFERENZA su vtenext

“Cosa avete trovato in vtenext che non avete trovato in altri CRM?”

“In tre parole: flessibilità, automazione e capacità analitiche. Un programma unico che può soddisfare molteplici esigenze, incorpora l’operatività quotidiana, la gestione delle procedure dei vari dipartimenti ma anche la pianificazione strategica.”

–  Valentina Coccato, CRM Specialist

Il progetto realizzato

Per rispondere a tutte le proprie esigenze operative e organizzative, il Gruppo ha scelto di adottare vtenext come sistema CRM, in grado di soddisfare i requisiti richiesti grazie a una serie di caratteristiche distintive:

  • natura Open Source, altamente personalizzabile dall’interfaccia, e flessibile,
  • Basato su cloud,
  • Motore BPMN integrato che consente di modellare e automatizzare i processi aziendali in modo intuitivo e strutturato.

I processi automatizzati implementati

Decoral ha potuto automatizzare tre processi aziendali fondamentali:

  • Gestione delle campionature
    Il flusso legato alla richiesta e gestione dei campioni risultava particolarmente complesso; automatizzarlo ha rappresentato un importante passo avanti nell’organizzazione interna.
    Il processo inizia con l’inserimento, da parte del commerciale, delle informazioni relative alla richiesta direttamente nel CRM. Questi dati vengono automaticamente smistati al reparto competente, che procede con l’elaborazione. Una volta completato il lavoro, il sistema notifica l’ufficio spedizioni, che provvede all’evasione e all’invio del materiale.
  • Inserimento e gestione delle offerte
    Il secondo processo automatizzato riguarda il flusso di creazione e monitoraggio delle offerte, supportando il lavoro sinergico tra ufficio tecnico e forza commerciale.
    Tutto ha inizio con l’inserimento dell’offerta nel CRM da parte dell’ufficio tecnico. Il sistema, in prossimità della scadenza dell’offerta, invia automaticamente una notifica al commerciale di riferimento, sollecitando l’aggiornamento dello stato e l’inserimento di eventuali esiti.
  • Gestione dei lead
    Per la raccolta e gestione dei contatti, soprattutto in occasione di eventi fieristici, è stata sviluppata una maschera ad hoc per l’inserimento dei lead.
    In parallelo, è stato automatizzato anche l’inserimento dei contatti provenienti dai form presenti sul sito web aziendale.

Benefici Riscontrati

L’implementazione del CRM vtenext ha portato numerosi benefici concreti per il Gruppo Decoral, tra cui:

  • gestione semplificata dei livelli di visibilità, anche tra diverse società del Gruppo,
  • automazione e strutturazione dei flussi di lavoro, con un notevole miglioramento dell’efficienza interna,
  • incremento significativo delle relazioni commerciali, 
  • creazione di report incrociati,
  • notevole risparmio di tempo.
/