vtenext Il CRM con un cuore BPM
Blog
Contatti
Prova Gratuita
Diventa Partner

Sicuramente hai già il CRM giusto!

Meta Done CRM vtenextvtenext Meta Done per il settore meccanico

Il nostro cliente

Settore: Industria metalmeccanica di precisione
N.dipendenti: 208
• Utenze CRM attive prima di “Meta Done”: 27 (management, amministrazione e commerciale)
• Utenze attivate con “Meta Done”: 124 (tutte le aree aziendali comprese rete partner e società esterne)

Quando ci siamo incontrati con i vertici aziendali, dopo una prima analisi dell’organizzazione, la nostra domanda è stata:” utilizzate già un CRM?”
Alla risposta affermativa dei nostri interlocutori, li abbiamo subito tranquillizzati dicendo: “sicuramente è quello giusto!”

A dire il vero, vista l’espressione stranita di fronte alla nostra risposta, dubitiamo sinceramente di averli subito tranquillizzati.
Perchè, infatti, una software house che produce e commercializza una piattaforma CRM come vtenext, in grado di creare e gestire i processi, dovrebbe dare una risposta del genere a un potenziale cliente? Perchè affermare che la soluzione è già in casa e non proporre i propri prodotti?

Prenditi un minuto e ti raccontiamo come è andata.

Case History
Il nostro cliente, pur possedendo differenti software aziendali di buon livello e un’evoluta piattaforma CRM di grido, lamentava una serie di criticità collegate principalmente a:

tempi ciclo delle fasi di campionatura (dalla commessa alla consegna del prototipo) superiori a quelli medi dei competitor;
• elevato tasso di insuccesso nell’aggiudicazione di gare d’appalto e commesse;
criticità nei flussi di comunicazione tra reparti e aree aziendali interne ed esterne;
decremento dei livelli di customer satisfaction da parte di clienti interni ed esterni;
• livelli medi di resistenza all’introduzione di tecnologie innovative come il CRM all’interno dei reparti coinvolti.

Tutto ciò si ripercuoteva in particolare sui tempi delle fasi di campionatura del prodotto, dalla richiesta del cliente fino alla consegna del campione e al suo feedback.
La campionatura prodotto rappresenta un momento fondamentale per le nostre imprese, ponendosi quasi a metà strada fra un momento puramente commerciale e un momento produttivo, necessita della massima efficienza organizzativa e di flussi di comunicazione efficaci fra tutte le aree.
Da essa dipendono gli esiti della messa in produzione, perciò è necessario ridurre al minimo tutti i fattori di un potenziale insuccesso.

Il vero problema non è il CRM in dotazione
Il problema reale, perciò, non risiedeva certo nel CRM in dotazione, ma in un approccio organizzativo basato su funzioni aziendali separate e su una piattaforma di customer relationship management relegata al solo top management e parte del reparto commerciale e amministrativo e, infine, sull’assenza di una comunicazione capillare e diffusa.

In pratica i ¾ dell’organizzazione e la totalità dei collaboratori esterni venivano esclusi dall’accesso ai dati, dalle logiche CRM e dalla possibilità di una loro fruizione e utilizzo.
Allo stesso tempo, l’apertura di un’utenza CRM per ciascun elemento del sistema avrebbe rappresentato di certo una soluzione con un costo troppo elevato e non sostenibile dall’azienda.

La soluzione implementata

vtenext meta donePer prima cosa abbiamo interconnesso tutti gli attori della value chain, dando loro la possibilità di accedere ai dati aziendali e partecipare attivamente ai processi. Abbiamo iniziato così ad abbattere lentamente le divisioni fra i vari reparti, agevolando tutti i flussi di comunicazione verso l’interno e verso l’esterno. (tutti i marchi appartengono ai legittimi proprietari)

Per fare questo abbiamo:

• sviluppato una soluzione vtenext “Meta Done” in grado di dialogare e interagire con i moduli del CRM aziendale, grazie a connettori realizzati su base open source;
• consentito a tutti gli utenti, seppur con sistemi differenti, di visualizzare, modificare e interrogare il medesimo data base;
• pianificato un percorso formativo per il personale, utile anche a ridurre il livello di resistenza all’introduzione di novità e innovazione;
• attivato un pacchetto di utenze Meta Done illimitate con ridotti costi di attivazione, destinate a tutti gli attori della value chain;
• disegnato un processo e un sottoprocesso CRM per automatizzare le fasi della campionatura e far agire tutti i reparti all’unisono.

LA NOSTRA SOLUZIONE – riduzione dei tempi ciclo di campionatura del 70%
Grazie a Meta Done e alla diffusione capillare delle utenze CRM, abbiamo disegnato due processi separati ma tra loro complementari per realizzare un vero e proprio sistema automatizzato di “filtraggio” e “raffinamento” dei flussi informativi e comunicativi all’interno dell’azienda.
Un sistema che coinvolge tutto il processo, dalla richiesta del committente, fino alla consegna del prototipo.
Il primo processo ottimizza a monte il momento di ricezione e accettazione della richiesta campionatura, anche con il coinvolgimento del reparto amministrativo, il secondo (sottoprocesso) gestisce la fase di campionatura vera e propria all’interno del reparto R&D.

L’obiettivo della soluzione BPM disegnata con vtenext può così essere sintetizzato:

comunicazione efficace fra tutti i reparti
filtraggio a monte, in base a parametri prestabiliti, delle richieste campionatura con accettazione delle sole proposte vantaggiose.
• Invio delle richieste accolte e richiesta fattibilità al reparto amministrativo.
• Scelta dell’area del reparto ricerca e sviluppo responsabile e invio richiesta per analisi di fattibilità.
• Avvio del sottoprocesso relativo alla prototipazione.
• Riduzione dei tempi ciclo per la campionatura del 70%

Il Processo nel dettaglio


Il primo processo si attiva con la ricezione di una richiesta campionatura da parte di un cliente. A questo punto la richiesta viene filtrata automaticamente attraverso dei parametri preimpostati internamente che potranno essere modificati nel corso del tempo al variare delle necessità. A titolo esemplificativo si potrebbe impostare il filtraggio delle richieste campionatura in base a:

• range budget: es. >5.000,00 € <30.000,00 €,
• massimale unità realizzabili in produzione,
• affidabilità e credibilità committente (insolvenze, ritardi pagamento),
• non compatibilità della richiesta (irrealizzabilità prototipo in base a specifiche tecniche)
• etc.

Nel caso la richiesta non superasse questo primo step e venisse respinta, il processo invia una mail al committente, con l’invito a riformularla e modificarne i criteri.
Al responsabile del reparto amministrativo dell’azienda fornitrice viene invece inviata una mail automatica di notifica.
In assenza di una nuova richiesta entro 48 ore da parte del cliente, il processo termina e invia una notifica.

Nell’eventualità la richiesta superi il primo filtro, il processo inoltra una notifica interna al reparto amministrativo che ne valuta la fattibilità. Se la proposta non è ritenuta fattibile, il processo si chiude, in caso contrario, viene dirottata dall’amministrazione verso una determinata area del reparto R&D, in base alla tipologia del prototipo e ai carichi di lavoro presenti.

La richiesta viene notificata all’area del reparto R&D selezionata per la verifica di fattibilità e l’eventuale assegnazione di una data di previsione consegna.
Nel caso il reparto non dia subito una risposta, un timer ripete l’invio della richiesta ogni 12 ore.

Se l’area R&D non ritiene la proposta conveniente, il processo si chiude e viene inviata una mail di notifica al cliente e al reparto amministrativo interno.
Se la proposta è ritenuta valida con l’ok dell’area sviluppo, una mail notifica al cliente la data di previsione della consegna del prototipo.

A questo punto parte il sotto-processo relativo alla prototipazione che consiste in un insieme di task con cui i responsabili autorizzano le fasi successive di lavorazione e nell’invio di mail che mantengono costantemente aggiornati sul flusso il reparto amministrativo, il product manager, l’area commerciale e infine il cliente finale che riceve aggiornamenti costanti sugli step di lavorazione.

I benefici, oltre alla riduzione sostanziale dei tempi ciclo del 70% rispetto al passato e alla maggior competitività nei confronti dei competitor, sono:

maggior ritorno sull’investimento iniziale sostenuto nell’acquisto del CRM Aziendale;
logiche CRM e informazioni diffuse all’interno e all’esterno dell’organizzazione con un ridotto investimento sulle nuove utenze;
Eliminazione automatica delle richieste non idonee e potenzialmente dannose per l’organizzazione e il fatturato.
Miglioramento della comunicazione interna. Ogni responsabile delle diverse aree è costantemente aggiornato sullo stato della richiesta.
• Assegnazione della proposta all’area ricerca e sviluppo più idonea e con minori carichi di lavoro.
• Sistema di filtraggio e selezione della proposta su base amministrativa e su base tecnica
Tempi di risposta certi per il cliente e maggior credibilità rispetto ai competitor.
• possibilità di ulteriori sviluppi IoT con sensori macchinari da collegare ai moduli crm ormai interconnessi.
• risparmio di tempo e risorse da poter investire in attività di ricerca e sviluppo;

Con vtenext Meta Done, il tuo CRM è quello giusto!

Leggi la seconda parte del Case History

Leggi le news su Meta Done

Scopri il processo per la gestione automatizzata dei leads

Scopri il processo per la gestione delle volture

Se vuoi conoscere le nostre soluzioni CRM con motore BPM per la digitalizzazione dei processi o estendere le logiche CRM a tutta la tua organizzazione con “Meta Done, compila il FORM e ti ricontatteremo














Autorizzo al trattamento dei dati come da Policy

 

© 2020 VTENEXT   |    Privacy Policy   |